社區(qū)矯正是與監(jiān)禁矯正相對(duì)的行刑方式，是指將符合法定條件的罪犯置于社區(qū)內(nèi)，由司法行政機(jī)關(guān)及其派出機(jī)構(gòu)（司法所）在相關(guān)部門和社會(huì)力量的協(xié)助下，在判決、裁定或決定確定的期限內(nèi)，矯正其犯罪心理和行為惡習(xí)，并促進(jìn)其順利回歸社會(huì)的非監(jiān)禁刑罰執(zhí)行活動(dòng)。我國(guó)于2003年開始社區(qū)矯正試點(diǎn)工作，2009年在全國(guó)全面試行。近年來，社區(qū)矯正工作發(fā)展迅速，覆蓋面穩(wěn)步擴(kuò)大，社區(qū)矯正人員數(shù)量不斷增長(zhǎng)。

 

社區(qū)矯正人員包括被判處管制、宣告緩刑、裁定假釋、決定暫予監(jiān)外執(zhí)行、被剝奪政治權(quán)利并在社區(qū)上服刑的人員。對(duì)于符合法定條件的罪行輕微、主觀惡性不大的未成年犯、老病殘犯，以及罪行較輕的初犯、過失犯，作為重點(diǎn)對(duì)象，也可以適用非監(jiān)禁措施，實(shí)施社區(qū)矯正。

 

社區(qū)矯正人員檔案是指司法行政機(jī)關(guān)對(duì)社區(qū)矯正人員進(jìn)行監(jiān)督管理、教育幫扶工作過程中所依據(jù)和形成的具有查考和憑證作用的文字、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種載體和形式的歷史記錄。司法行政機(jī)關(guān)對(duì)社區(qū)矯正人員檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。區(qū)（市）司法局和司法所具體負(fù)責(zé)社區(qū)矯正人員檔案管理工作。我們嶧城區(qū)司法局自2005年開展社區(qū)矯正工作試點(diǎn)以來，不斷加強(qiáng)社區(qū)矯正人員檔案的管理工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)《社區(qū)矯正實(shí)施辦法》和《山東省社區(qū)矯正人員檔案管理辦法》的相關(guān)要求，立足本單位工作實(shí)際，在社區(qū)矯正人員檔案管理方面積累了一些方式方法，現(xiàn)結(jié)合本單位實(shí)際情況，談一下本人對(duì)社區(qū)矯正人員檔案管理方面的幾點(diǎn)看法：

 

一、社區(qū)矯正人員檔案材料的收集、整理與歸檔工作

 

區(qū)司法局建立和保存社區(qū)矯正人員的執(zhí)行檔案；各（鎮(zhèn)）街司法所建立和保存社區(qū)矯正人員的工作檔案，同時(shí)留存社區(qū)矯正執(zhí)行檔案副本。執(zhí)行檔案副本和工作檔案分別裝訂，并同盒存放。

 

（一）社區(qū)矯正人員檔案資料的收集工作

 

執(zhí)行檔案歸檔材料包括：社區(qū)矯正人員基本信息表、擬適用社區(qū)矯正調(diào)查評(píng)估意見書、刑事判決書、裁定書、決定書、執(zhí)行通知書、罪犯執(zhí)行告知書、接受社區(qū)矯正保證書及假釋證明書、保外就醫(yī)審批材料、出監(jiān)鑒定材料等、社區(qū)矯正人員報(bào)到談話記錄、社區(qū)矯正人員告知書、社區(qū)矯正人員報(bào)到情況通知單、社區(qū)矯正人員進(jìn)入特定區(qū)域(場(chǎng)所)、外出（居住地變更)審批表、社區(qū)矯正人員警告審批表、違反社區(qū)矯正規(guī)定警告決定書、提請(qǐng)治安管理處罰、撤銷緩刑、撤銷假釋、收監(jiān)執(zhí)行、減刑審核表及建議書、解除社區(qū)矯正證明書、解除社區(qū)矯正通知書、社區(qū)矯正人員死亡通知書、死亡證明等有關(guān)材料、暫予監(jiān)外執(zhí)行的社區(qū)矯正人員病情復(fù)查審批表、社區(qū)矯正人員矯正期間再犯罪的，新罪判決書等文書材料、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的相關(guān)材料。

 

工作檔案歸檔材料包括：社區(qū)矯正人員基本信息表、社區(qū)矯正宣告書、社區(qū)矯正責(zé)任書、社區(qū)矯正人員矯正個(gè)案書、社區(qū)矯正人員報(bào)告活動(dòng)情況登記表、暫予監(jiān)外執(zhí)行的社區(qū)矯正人員病情復(fù)查登記表、司法所定期走訪、檢查核查記錄表、社區(qū)矯正人員參加教育學(xué)習(xí)情況登記表、社區(qū)矯正人員參加社區(qū)服務(wù)情況登記表、社區(qū)矯正人員思想?yún)R報(bào)材料、社區(qū)矯正人員教育談話記錄、社區(qū)矯正人員心理矯治記錄、社區(qū)矯正人員幫困扶助記錄、社區(qū)矯正人員考核獎(jiǎng)懲材料、社區(qū)矯正人員人身危險(xiǎn)評(píng)估表、社區(qū)矯正人員階段矯正效果評(píng)估表、社區(qū)矯正人員總體矯正質(zhì)量評(píng)估表、社區(qū)矯正期滿鑒定表、解除社區(qū)矯正宣告書、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的相關(guān)材料。

 

（二）社區(qū)矯正人員檔案資料的整理與歸檔工作

 

社區(qū)矯正人員檔案的整理本著方便管理和利用的原則，以個(gè)人為單位，按照一人一卷、一人一盒的方式進(jìn)行整理、保存。歸檔的材料字跡清晰、工整，一律使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫或打印機(jī)黑色打印，不得使用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙書寫。同一份材料的內(nèi)容書寫用色應(yīng)當(dāng)一致，不得出現(xiàn)混用現(xiàn)象。歸檔材料與卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表裝訂成卷。檔案裝訂時(shí)做到右齊、下齊，在案卷左側(cè)采用三孔一線裝訂方式，按規(guī)定用線裝訂，不得使用訂書針、曲別針等金屬物品。對(duì)新材料及時(shí)歸檔，至少每年裝訂一次。檔案卷內(nèi)頁(yè)碼用鉛筆編寫在文字材料右上角（背面編在左上角）；卷內(nèi)材料統(tǒng)一采用70克A4型紙張。

 

社區(qū)矯正人員檔案材料完整規(guī)范，社區(qū)矯正人員姓名、年齡、文化程度、籍貫、住址、罪名、矯正類別、矯正期限等基本信息及主要犯罪事實(shí)，以決定機(jī)關(guān)的法律文書為準(zhǔn)，人員基本信息不得簡(jiǎn)寫，數(shù)字統(tǒng)一使用漢字小寫或阿拉伯?dāng)?shù)字。歸檔材料中引用的法律法規(guī)，必須使用全稱，并準(zhǔn)確無誤。社區(qū)矯正工作人員或社區(qū)矯正人員在文書材料上的簽字一律使用姓名的全稱，不得代簽、略寫，所有簽名均在姓名下方注明時(shí)間（年月日），姓名應(yīng)當(dāng)簽在材料的右下角或適當(dāng)位置，不得越出裝訂線。凡需加蓋單位公章或需社區(qū)矯正人員按捺手印的，使用紅色印泥。

 

社區(qū)矯正人員檔案編號(hào)（檔號(hào)）采用八位數(shù)字組合，前四位數(shù)是社區(qū)矯正人員報(bào)到的年度，后四位數(shù)是年度內(nèi)社區(qū)矯正人員到區(qū)司法局報(bào)到的序列號(hào)，每名社區(qū)矯正人員執(zhí)行檔案的檔號(hào)和工作檔案的檔號(hào)保持一致。

 

二、社區(qū)矯正人員檔案的保管利用工作

 

    社區(qū)矯正人員檔案管理，應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理的一般要求，具備保密、防遺失、防火、防潮、防蟲、防霉等基本保管條件。社區(qū)矯正人員檔案保管期限為100年，保管期限從解除或者終止社區(qū)矯正當(dāng)年算起。

 

社區(qū)矯正人員如因居住地變更等因素變更執(zhí)行機(jī)關(guān)的，檔案隨社區(qū)矯正人員移交新居住地區(qū)（市）司法局。社區(qū)矯正人員檔案不得外借。有關(guān)單位或者個(gè)人需要查閱檔案或摘抄、復(fù)印材料的，可持單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)區(qū)司法局分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)印的檔案材料需加蓋區(qū)司法局社區(qū)矯正辦公室的印章方為有效。

 

司法所在社區(qū)矯正人員解除或者終止社區(qū)矯正之日起一個(gè)月以內(nèi)，將整理完畢的工作檔案及執(zhí)行檔案副本移送區(qū)司法局。區(qū)局對(duì)解除矯正的未成年社區(qū)矯正人員的紙質(zhì)檔案、電子檔案予以封存。

 

同時(shí)，我們定期對(duì)社區(qū)矯正人員檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)，對(duì)于損壞的檔案及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，確保了社區(qū)矯正對(duì)象檔案的完整無損。

 

社區(qū)矯正人員檔案是社區(qū)矯正工作的真實(shí)記錄，社區(qū)矯正人員檔案規(guī)范化管理是做好社區(qū)矯正日常監(jiān)管的基礎(chǔ)性工作，我們只能在工作中逐步研究和探索新的工作方法。本文中如有不當(dāng)之處還請(qǐng)大家批評(píng)指正。