自20世紀80年代以來，青島市檔案館按照國家檔案局的部署和《檔案法》的要求，積極開展檔案開放鑒定工作，截至去年年底，除了近幾年新接收進館的之外（主要是破產企業(yè)檔案），館藏檔案資料已全部進行了開放鑒定。按照限制級、次限制級、內部級、開放級4個等級分別在不同的網絡上公布，其中在互聯(lián)網發(fā)布開放目錄113.8萬條，全文6.6萬份；在政務網公布開放目錄230.6萬條，全文42.7萬份，全部檔案目錄和數(shù)字化全文按級別分別在本館局域網和專用網發(fā)布利用。2002年以來，機關新形成的電子檔案全部由形成單位進行開放度標注，其中可公開檔案通過電子文件中心實現(xiàn)了機關之間的共享，大大促進了檔案作用發(fā)揮。

 

細化檔案開放鑒定的等級

 

傳統(tǒng)的檔案開放鑒定只劃分為開放和控制2個級別，近年來，檔案利用群體呈現(xiàn)多元化，檔案利用目的也逐漸多樣化，原來簡單的劃分開放、控制已經不能滿足檔案利用的要求。2003年開始，青島市檔案館陸續(xù)制定《青島市檔案館建國前檔案開放鑒定辦法》《青島市檔案館建國后檔案開放鑒定辦法》《青島市檔案館照片檔案開放鑒定辦法》《青島市檔案館音像檔案開放鑒定辦法》《青島市檔案館資料開放鑒定辦法》，分別對館藏民國檔案、中華人民共和國成立后檔案、照片檔案、音像檔案、圖書資料采用“四分法”進行開放鑒定（分4個鑒定等級），將與之相對應的檔案目錄和全文分別在專用網、局域網、政務網、互聯(lián)網上發(fā)布利用。不同開放等級的檔案，其利用手續(xù)和檢索方式也有所區(qū)別。例如，開放檔案在互聯(lián)網發(fā)布目錄，利用者持身份證到檔案館可自行查閱；內部級則根據(jù)情況，分別向持身份證當事人開放（如婚姻、學籍、知青等檔案）或者持有一般介紹信即可查閱；次限制級和限制級的檔案則一般需要持較高級別的介紹信或者只限形成單位方可查閱利用。四級鑒定實施10年多來，已經顯現(xiàn)出很大作用。

 

2015年以來，青島市檔案館按照國家檔案局的指示要求，從實現(xiàn)存量和增量鑒定有機銜接的需要出發(fā)，探索實施“五分法”鑒定（分5個鑒定等級），并以青島市委全宗為對象，開展精細化鑒定試點工作。從試點情況看，“五分法”既為依法開放檔案提供了有效途徑，也有助于減少不開放層級檔案劃分過多過濫等問題，還便于計算機自動呈現(xiàn)即將到開放期限的檔案，達到檔案開放鑒定工作一步到位的效果。

 

拓展檔案開放鑒定的深度

 

早期檔案開放是以卷為單位，此卷中只要有一份文件不開放，那么該卷檔案就視為不開放，這樣勢必造成因一份文件而影響全卷利用的情況。隨著文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設及檔案全文數(shù)字化的開展，檔案利用打破了原有的案卷概念，以一份文件作為一個獨立的檢索對象并提供利用成為可能，這為以件為單位進行開放鑒定創(chuàng)造了條件。從2003年開始，青島市檔案館在開展檔案文件級著錄的同時，進行文件級開放鑒定，在文件級目錄上標注開放等級。自實施文件級開放鑒定以來，擴大了檔案開放范圍，開放的深度、精度也隨之提高。

 

推動檔案開放鑒定向前端延伸

 

鑒于檔案源源不斷接收進館，檔案開放鑒定也成為經常性工作。為了促進政府信息公開和檔案開放鑒定的有機結合，發(fā)揮立檔單位熟悉檔案內容的優(yōu)勢，緩解檔案數(shù)量激增帶來的開放鑒定工作壓力，結合檔案信息資源共享工程建設，青島市檔案局于2008年制定了《青島市機關歸檔文件開放標識辦法》，要求機關檔案室負責將新形成的檔案通過鑒定標示開放等級，并初步探索由各形成機關負責將已進館的未滿30年檔案進行開放鑒定，對其中可公開的檔案，使用統(tǒng)一的檔案信息利用平臺，供機關工作人員和其他機關自行查閱利用。這項工作政策性強、工作量大，推行起來有一定難度。一方面，市檔案局加強監(jiān)督，將其列為機關檔案年度檢查的內容，同時多次進行相關的培訓和指導，絕大部分機關都能按要求完成任務；另一方面，市檔案館建立了新進館檔案再審機制，重點審查其控制使用檔案是否符合相關規(guī)定，保留檔案館依法開放檔案的相關權利。這一做法推進了檔案信息資源的館室共享和機關之間共享，也為檔案進館后檔案館最終確定檔案開放等級提供了重要參考，緩解了檔案館鑒定工作的壓力。

 

提高檔案開放鑒定的效率

 

檔案開放鑒定是一項工程浩大的工作，青島市檔案館百萬卷檔案近千萬份文件如果采用傳統(tǒng)鑒定方法，這幾乎是不能完成的任務。但是在鑒定工作中，就區(qū)分開放與控制而言，還是可以找到一些規(guī)律性的東西。首先帶密級的檔案文件一律依據(jù)檔案內容逐一鑒定；雖不帶密級，但依據(jù)國家檔案局《館藏檔案解密和劃分控制適用范圍暫行辦法》的規(guī)定，根據(jù)全宗、目錄、時間、文種、特殊的詞語，尋找與需要控制檔案的關系，輔助劃定檔案開放與否。為此，市檔案館組織力量編制了敏感詞庫，開發(fā)了計算機軟件，通過敏感詞對檔案目錄進行掃描。對帶有敏感詞的檔案由鑒定工作人員進行復核，經核實檔案內容確有控制因素，則正式列入控制范圍；對沒有敏感詞的檔案，結合全宗、目錄的性質，有重點地進行審查；凡是主題不清楚的，一律對照全文審查鑒定；涉及產權、個人隱私的檔案，因為大部分集中在專門檔案，鑒定時相對容易一些。中華人民共和國成立后檔案由于題名比較規(guī)范，能較全面地反映檔案主題，市檔案館探索利用計算機程序結合關鍵詞、密級、責任者、形成時間等判斷其是否開放。凡是確定在互聯(lián)網公開發(fā)布的，一般都對照全文進行審閱，尚未全文審閱的，只作為接待利用的依據(jù)，滿足檔案利用的需求。

 

加強檔案開放鑒定的組織管理

 

為做好檔案開放鑒定工作，青島市檔案館先后將開放鑒定職能設在管理處、編目處、數(shù)據(jù)資源處，尤其是數(shù)字檔案館建成后，將開放鑒定作為數(shù)據(jù)資源管理的重要內容，并充實力量，不間斷地開展鑒定工作。在操作層面，組建了檔案開放鑒定委員會，負責對鑒定標準、鑒定方案、鑒定結果開展審核，研究解決鑒定工作中的重大問題；相關處室建立健全工作機制，組建檔案開放鑒定小組，制定鑒定方案，具體實施鑒定審查工作。檔案開放鑒定小組負責人對開放鑒定初審結果進行抽查，對鑒定工作報告進行復審，最后報檔案開放鑒定委員會進行審定。凡是在政務網、互聯(lián)網發(fā)布的檔案目錄和全文，都要在完成開放鑒定工作的基礎上，再按規(guī)定進行審批。